Artikelen gecategoriseerd: e-mail marketing

Wetten en regels nieuwsbrief: check
Checklist Nieuwsbrief Wet en Regelgeving

Even een nieuwsbriefje naar (potentiële) klanten versturen is strafbaar als je je niet aan de regels houdt. Ja, zelfs op het versturen van een nieuwsbrief is wetgeving van toepassing. In deze korte column geef ik je een checklist waar je op moet letten bij het versturen van je volgende nieuwsbrief of e-mailcampagne.  Na de checklist volgt er een uitleg. Lees je deze checklist voor de eerste keer dan raad ik je aan om ook deze uitleg te lezen.

Checklist Nieuwsbrief en E-mailmarketing Wetgeving

o  Punt 1: Opt-in?

  • o   Punt 1A) Opt-in; de geadresseerden van mijn e-mail campagnes hebben mij expliciet en ondubbelzinnige toestemming gegeven.
    • o   Ja, ga verder naar punt 2.
    • o   Nee, ga naar punt 1B. 
  • o   Punt 1B) De uitzondering; heb je geen expliciete en ondubbelzinnige toestemming, maar wil je je e-mail versturen aan klanten? Dan kun je alsnog je e-mailcampagne versturen als je aan deze voorwaarden voldoet:
    • Ik verstuur mijn campagne aan mijn klanten. Let op: deze uitzondering geldt niet voor klanten verkregen uit een overname, dochteronderneming etc. Deze klanten zal je opnieuw op toestemming moeten vragen.
    • Mijn klant heeft vooraf de mogelijkheid gekregen om geen e-mails te ontvangen.
    • Mijn e-mailcampagne hangt nauw samen met de verkochte producten of diensten.
    • Mijn e-mailcampagne gaat over mijn eigen producten en niet over die van anderen.

    Voldoen de geadresseerden van de e-mail aan deze voorwaarden?

    • o   Ja, ga naar punt 2.
    • o   Nee, vraag om toestemming.

o   Punt 2) Ik vermeld in de e-mail de werkelijke naam van mijn bedrijf of mijn eigen naam.

  • Ja, ga naar punt 3.
  • Nee, vermeld ergens in de nieuwsbrief de naam van het bedrijf namens wie je de e-mail verstuurd. Verstuur je de e-mail persoonlijk vermeld dan je eigen naam.

o   Punt 3) Ik vermeld in mijn e-mail duidelijk mijn adres of telefoonnummer

  • Ja, ga naar punt 4.
  • Nee, vermeld je adres of telefoonnummer in de e-mail. Dit is belangrijk omdat ontvangers van de nieuwsbrief bezwaar moeten kunnen maken en zich moeten kunnen afmelden (zie punt 4).

o   Punt 4) Mogelijkheid om bezwaar te maken; mijn klanten kunnen zich te allen tijde afmelden voor de nieuwsbrief en/of andere e-mailmarketingcampagnes.

  • Ja, ga naar punt 5.
  • Nee, onderneem actie. Zorg ervoor dat je een systeem hebt waarin je klanten kunnen aangeven dat ze je e-mailcampagnes niet meer willen ontvangen.

o   Punt 5) In mijn e-mail verkeer vermeld ik duidelijk dat de ontvanger zich kan afmelden voor ieder type e-mail dat ik verstuur.

  • Ja, ga naar punt 6.
  • Nee, zorg ervoor dat het voor je ontvangers duidelijk is waar en hoe zij zich kunnen afmelden.

o   Punt 6) Gefeliciteerd je geadresseerden en je e-mail voldoen aan de wetgeving! Check nog één keer je e-mail op spelling en grammaticafouten en klik op verstuur!

Uitleg Checklist

Puntje 1 – Opt-in                                                 
Je mag je e-mailmarketing campagnes alleen versturen aan diegene die jou hiervoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming moet expliciet gegeven worden. Expliciet houdt in dat de geadresseerden van de campagne zelf hebben ingestemd met het ontvangen van de e-mails. Oftewel, er moet sprake zijn van een zogenaamde opt-in.

Let op: veel websites vragen bij het bestellen van een product (of bij het aanmelden) of je ook een nieuwsbrief van hen wilt ontvangen. Vaak is dit vakje al automatisch voor je aangevinkt. Naar de letter van de wet geldt dit niet als het geven van een expliciete toestemming. De toekomstige ontvanger van je nieuwsbrief moet dus zelf het vakje aankruisen.

Ook moet het voor je geadresseerden ondubbelzinnig, oftewel duidelijk, zijn welke e-mails zij zullen ontvangen. Dus wil je een nieuwsbrief versturen vermeld dan dat gebruikers een nieuwsbrief zullen ontvangen waarin bedrijfsnieuws en acties worden besproken. En nee, deze informatie verstoppen in algemene voorwaarden is niet toegestaan.

Heb je geen toestemming of heb je het vakje voor de aanmelding stiekem toch zelf aangevinkt? Dan is je e-mailcampagne wettelijk gezien nog geen verloren zaak mits je voldoet aan de uitzondering.

Uitzondering opt-in e-mail campagne

Ook op opt-in bestaat een uitzondering. Je mag namelijk je eigen klanten wel e-mail campagnes sturen, mits je voldoet aan een aantal voorwaarden. De belangrijkste voorwaarde is dat je je klanten vooraf de mogelijkheid hebt gegeven om geen e-mail van je te ontvangen. Dus neem in de verkoopovereenkomst een checkbox op waarin klanten kunnen aangeven dat zij geen nieuwsbrieven en reclame campagnes van je wensen te ontvangen.

Tip: maak niet gebruik van de uitzondering. Zorg ervoor dat je op de verkoopovereenkomst gebruik maakt van een e-mail opt-in, waarin je duidelijk specificeert welke e-mails klanten in de toekomst gaan ontvangen. Zo kun je deze klanten ook e-mails sturen die niet alleen nauw samen hangen met de verkochte producten of diensten. Bovendien hoef je je dan ook geen zorgen te maken over de rechtmatigheid van je e-mailadressen lijst. Kortom, een win-win.

Punt 2, 3, 4, 5
Er is niet alleen wetgeving die bepaald aan wie je je e-mails mag versturen er is ook wetgeving die eisen stelt aan de e-mail zelf. Zo moet je altijd de naam van het bedrijf vermelden namens wie je de e-mail verstuurd. Als je je e-mail persoonlijk verstuurd moet je je eigennaam opnemen in de e-mail. Behalve je naam moet je ook een telefoonnummer of adres vermelden in de e-mail. Dit telefoonnummer of adres kunnen ontvangers vervolgens gebruiken om zich af te melden voor de nieuwsbrief. De wet geeft niet aan hoe de ontvangers van je nieuwsbrief zich moeten kunnen afmelden.

Tip: het is netjes om het afmelden zo gemakkelijk mogelijk te maken. Ik raad je dan ook aan om een webpagina te maken waarop ontvangers zelf kunnen bepalen welke e-mail zij wel en welke e-mails zij niet van je willen ontvangen. Onthoud: een blije klant is een terugkerende klant!

Tot zover, veel succes met je volgende legale e-mailcampagne!